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전화매너 알아보기

메모 준비·목소리 명랑하게 ---- 건 쪽에서 먼저 끊어야 OK

   가끔 전화를 받다보면 이런 생각이 들곤 한다. 상대방의 입장을 전혀 고려치 않고 자기 할 말만 하고 끊는다거나 마지못해 전화하는 듯한 불쾌한 목소리가 들리기도 하기 때문. 얼마 전 취업사이트 사람인이 직장인 1202명을 대상으로 ‘직장생활에서 필요한 매너’를 조사한 결과, 12.6%가 ‘전화 매너’를 꼽았을 정도다. 자기 계발 전문가들의 조언을 담은 ‘회사가 탐내는 인재들의 10가지 업무기술(마이다스동아)’을 통해 ‘성공을 불러오는 전화매너’를 알아본다.

 

◆ 준비하라

   전화통화를 하기 전에 목표를 분명히 세워야 한다. 관계를 돈독히 하고 비공식적인 정보를 얻기 위해서 수다를 떨어야겠다고 목표를 세울 수도 있다.

   일단 전화통화 중 필요한 모든 자료를 컴퓨터나 책상 위에 펼쳐놓는 꼼꼼함이 필요하다.

 

◆ 목소리에 신경써라

   상대가 전화를 받으면 간단한 인사를 건넨 후 자신의 소속과 이름을 밝힌다. 이때 평소보다 명랑한 목소리를 내는 것이 상대방의 기분도 좋게 만들 수 있다는 점을 명심해야 한다.

   전화통화 중 잡무를 봐서는 절대 안 된다. 수화기를 통해 전해진 소음으로 인해 상대방이 무시당하고 있다고 오해할 수도 있기 때문이다.

 

◆ 회답 전화를 요청하지 마라

   통화하고 싶은 사람과 연결되지 않을 경우 회답 전화를 달라고 요청하는 경우가 있다. 그러나 바쁘게 업무를 보고 있을 때 회답 전화가 와서 결국 연결이 안 되는 불상사가 생길 수도 있다.

   이 경우 언제쯤 다시 전화를 하겠다고 메모나 음성사서함에 남겨놓는 것이 바람직하다.

 

◆ 대화를 주도하라

   대부분의 사람이 안부나 근황 등을 묻는 것으로 전화를 시작한다. 이때 자칫하면 너무 많은 시간을 잡담으로 낭비해 정작 필요한 내용을 말하지 못하는 경우도 많다.

   따라서 미리 몇 가지 핵심어를 메모해놓아 전화를 하면서 요점을 놓치지 않도록 하는 것이 좋다.

 

◆ 마무리도 중요하다

   비즈니스 예법은 전화를 건 사람이 먼저 끊는 것이 좋다.

   윗사람이나 고객과의 통화일 땐 상대편에서 먼저 끊을 때까지 기다려야 한다. 이때 상대가 전화를 끊고 난 후, 한 호흡 정도 기다렸다가 수화기를 놓는 것이 예의다