대통령 보고서 - 청와대 비서실의 보고서 작성법

대통령 보고서 - 청와대 비서실의 보고서 작성법

 

대통령 보고서 - 청와대 비서실의 보고서 작성법

 ■ 지은이 : 노무현 대통령비서실 보고서 품질향상 연구팀

- 대통령 비서실 보고서 품질향상 연구팀은 2005년 4월 대통령비서실의 혁신담당관들이 주축이 되어 구성된 혁신동아리. 수석급1명, 비서관급 3명, 행정관급 5명으로 시작된 작은 팀이지만, 인사,홍보,안보,혁신 등 여러분야에서 보고서 작성의 노하우를 갈고 닦아온 정예 멤버로 구성되어 있다.

■ 출판사 : 위즈덤하우스

■ 출판 연도: 2007년 7월

■ 요약자 : 박 사 라

 

I. 서론

대한민국이 수립된지 60년이 넘어가지만 대통령에게 보고된 보고서가 거의 남아 있지 않습니다. 정권이 교체될 때, 각종 노하우들도 함께 사라져 버렸기 때문입니다. 그래서 저자는 대통령위에 올라가는 보고서의 형식이 제각각인 것에서 문제점으로 생각을 하게 되었습니다. 이 보고서 문제는 단지 대통령비서실만의 문제가 아니라 모든 직장인의 공통된 문제이자 디지털 시대에 적응해 가는데 꼭 필요한 과정이라고 말합니다. 그래서 저자는 보고서작성에 대한 문제점들을 돌아보고 보고서의 표준적인 작성 절차와 보고서 작성 방법등을 돌아보고자 합니다.

 

II. 본론

1. 보고서 작성의 현실과 실제

직장생활에 있어서 보고서 작성은 중요한 업무입니다. 이는 보고서가 공식적인 의사소통을 할 때 가장 중요한 수단이기 때문입니다. 일상생활에서 사용되는 말과 행동은 보고서 형태로 정형화되었을 떄 비로소 책임이쓴 의사 결정이 가능합니다. 보고서를 작성하는 것은 단순히 문장을 잘 쓰는 것을 의미하지 않고 보고서에는 문제해결 과정을 담고 있으며 문제를 해결하는 수단이기도 합니다. 직장에서 ‘일을 한다’는 것은 어떤 문제를 해결한다는 뜻입니다. 따라서 보고서 작성능력은 곧 직장에서의 업무능력과 직결된다고 할 수 있습니다. 즉 한 사람이 갖고 있는 업무지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석, 상하동료 간 의사소통, 추진력 등의 결정체가 바로 ‘보고서’입니다.

그러나 보고서를 쓰는 일은 어렵습니다. 이는 보고서를 쓰는 법을 알려 주는 곳도 없고, 제대로된 가이드북을 찾아보기도 힘이듭니다. 그러다 보니 흔히 상사에게 혼이 나면서 배우거나 주위 동료들로부터 알음알음으로 배우게 됩니다. 지식포털 비즈몬이 조사한 바에 따르면, 직장인 72%가 보고서나 제안서 등 문서 작성에 큰 어려움을 느끼고 있는 것으로 나타났습니다. 가장 어려움을 느끼는 부분은 예문의 부재에 대한 어려움(23.5%), 설득력 있는 문장 작성에 대한 어려움(20.3%), 도표. 디자인등 문서의 시각적 표현에 대한 어려움(16.1%), 타당성 있는 논리 전개에 대한 어려움(14.6%)등의 순서로 나타났습니다.

그러면 보고서 작성할 때 느끼는 어려움이 무엇일까요?

 

2. 보고서 작성의 4가지 문제점

어떤 보고서가 문제가 있는 보고서인지를 4가지로 정리해 볼 수 있습니다.

 

하나. 기본적인 틀이 갖춰져 있지 않다.

둘. 내용이 장황하고 초점이 없다

셋. 읽을수록 오히려 궁금한 점이 생긴다

넷, 근본적인 문제의식이 안 보인다.

보고서에 문제점이 어떤 것이 있는지 내용을 자세히 살펴봅시다

 

1) 기본적인 틀이 갖춰져 있지 않다

● 보곳서 양식조차 제대로 갖추지 않은 것

● 제목이나 목차에 보고서 내용이 제대로 드러나지 않은 것

● 누가, 언제, 어떤 목적으로 썼는지가 없는 것

● 오탈자나 맞춤법, 시제등이 틀린 것

● 기승전결의 논리 체계를 갖추지 않았거나 논리 전개가 뒤바뀐 것

 

기본이 안된 보고서라는 불명예를 안게 되는 첫 번째 이유는 정해진 양식을 무시하고 쓰는 경우이다. 표준서식에 익숙해 있는 보고서 수요자에게는 불편함을 안겨줍니다. 글자체, 글자크기, 줄간격, 제목 쓰는 법등이 안 맞는 보고서는 읽기 조차 싫다는 것이 보고서를 많이 읽어야 하는 수요자들의 공통된 의견입니다. 사소한 오탈자나 맞춤법 실수, 부주의한 시제 사용이 자칫하면 그 보고서 전체의 신뢰성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 누가 언제 썼는지 알수 없는 괴문서를 작성하지 않으려면 기본적인 표준서식에 따라 보고서를 작성해야 한다는 사실을 명심하십시오.

 

2) 내용이 장황하고 초점이 없다.

● 표현이 모호하고 명확한 내용을 알 수 없는 것

● 자기 주장 없이 다양한 견해 소개에 그치는 것

● 연구논문처럼 너무 깊이 다루다 보니 불필요하게 내용이 길어진 것

● 논점과 무관한 것을 상세히 설명하거나, 유사한 내용을 말을 바꿔가며 다시 설명하는 것

보고를 받는 대부분의 의사결정자는 시간을 몇 분 단위로 쪼개서 사용하는 바쁜 사람들입니다. 바쁜 일저 가운데 매일 수십 건씩 올라오는 보고서를 읽어보아야 하는 것입니다. 국정의 최고 지도자인 대통령은 더할 나위 없이 바쁜 일정속에서 많은 일들을 결정해 나가야 합니다. 이런 상황을 충분히 이해하고 있다면 장황하거나 초점 없는 보고서를 써서는 안됩니다. 또 보고서에 다양한 사례만 나열하고 보고자의 생각이 빠져 있다면 살아있는 보고서라고 말할 수 없습니다. 논점과 직접 관련이 엇는 것을 상세히 설명해 놓은 보고서도 있는데 중요한 핵심 내용을 놓치지 않게 만들어야 합니다.

 

3) 읽을 수록 오히려 궁금한 점이 생긴다

● 지나치게 압축적으로 설명한 것

● 보고 취지나 보고 배경, 추진 경위나 정책 이력을 제대로 안 쓴 것

● 출처가 불분명한 자료를 인용하거나 주장을 뒷받침할 근거가 부족한 것

● 종합적이고 균형되게 썼는지 의문이 드는 것

● 전문 용어, 약어 등을 설명 없이 쓰는 것

보고서를 읽을 수록 명쾌하게 이해되기는 커녕 의문점이 증폭되는 경우가 종종 있습니다. 보고서는 수요자가 의사결정을 하는데 도움을 주기 위한 것입니다. 그런데 해당 사안에 대해 충분히 설명하지도 못하고 필요한 의견도 제시하지 못한다면 수요자가 적절한 판단이나 조치를 내릴 수 없습니다. 일반 직장인이나 공무원들은 보고서를 길게 쓰면 안된다는 강박관념을 갖고 있습니다. 그래서 정제된 언어로 압축해서 사용하곤 하는데 이렇게 작성하면 읽을수록 궁금한 점이 생기기도 합니다.

또 출처가 불분명한 자료를 인용하면 신뢰성을 떨어뜨리게 됩니다. 또 고도의 전문용어나 약어를 아무 설명없이 그대로 사용해선 안됩니다. 처음보는 사람도 이해할 수 있도록 설명해 주어야 합니다.

 

4) 근본적인 문제의식이 안 보인다

● 기존 관행을 답습하여 구태의연한 방식으로 문제에 접근하는 것

● 현황과 문제점, 원인 등 보고 이슈에 대한 분석이 부족한 것

● 대안의 나열에 그쳐 실천 가능성이 없고 향후 계획이 불확실한 것

● 보고서 수요자가 읽고 무엇을 해야 할지 명확하지 않은 것

깊이 고민하지 않고 단편적으로 쓴 보고서가 있습니다. 특히 정부의 정책보고서나 기업의 경영전략보고서가 이렇다면 문제는 실로 심각해집니다. 정책이나 전략을 기획하고 추진 상황을 점검한 결과는 수요자에게 보고되어 중요한 의사결정의 토대가 됩니다. 모든 보고서는 고민한 만큼 ‘깊이’가 있습니다. 얼마만큼 고민했는지, 어떤 상황까지 고려했는지, 문제에 얼마나 근본적으로 접근했는지 등은 보고서를 읽어보면 금방 알 수 있습니다.

보고를 받는 사람은 보고서를 읽고 어떤 조치를 취해야하는지 생각을 하게 됩니다. 그런데 무슨 조취를 취해야 할지 모르게 막막한 경우도 있습니다. 자신의 의견과 생각이 드러나도록 수요자의 입장에서 생각하고 보고서를 작성해야 합니다.

 

위에 소개한 4가지 문제점을 한마디로 요약하면 “보고서를 쓸 때 수요자의 입장에서 생각해보고 작성하라”는 것입니다. 그럴 때 오류 투성이의 보고서를 피할 수 있는 ‘핵심 열쇠’가 있습니다.

 

3. 보고서 작성과 처리 표준 절차

앞에서 어떤 보고서가 나쁜 보고서인가를 소개했다면 여기서는 보고서 작성시 유의사항을 설명하려고 합니다.

일반적으로 보고서의 작성과 처리 과정은 크게 4단계로 나눠볼 수 있습니다.

첫째는 보고의 목표설정과 보고서 구상, 둘째는 자료수집과 분석, 셋째는 보고서 작성, 넷째는 보고와 사후 조치 단계입니다.

 

1) 보고의 목표를 정하고 보고서를 구상한다

보고서 작성 전에 먼저 어떤 주제로, 누구에게, 언제 보고할 것인지를 정합니다. 이 보고를 통해서 달성하려는 목표가 무엇인지를 분명히 하는 것입니다. 물론 자료수집이나 보고서 작성 과정에서 보고의 목표를 변경할 수 있습니다.

보고서 구상에 있어서 가장 중요한 사항은 전체 목차, 그리고 목차별로 어떤 내용을 담을 것인가 하는 것입니다. 이를 통해 보고서 작성의 큰 방향을 잡을 수 있습니다. 이 단계에서 중점적으로 고려할 사항을 다음과 같이 정리할 수 있습니다.

● 보고 주제가 무엇인가?          ● 수요자가 누구인가?

● 언제 보고할 것인가?             ● 전체 보고서의 틀에 대한 구상은 무엇인가?

 

2) 자료를 수집하고 분석한다

‘만들고자 하는 목표’가 정해졌으면 이제 그 재료를 구하고 다듬는 단계로 넘어갑니다. 좋은 재료를 구하기 위해서 프로 조리사들이 발품을 팔듯이 충실한 보고서를 만들기 위해서 좋은 자료는 필수 조건입니다. 이 단계에서 생각할 점은 다음과 같습니다.

● 필요한 자료를 어디서 구할 것인가?      ● 자료를 이해하고 분석한다.

 

자료를 수집할 때는 먼저 과거에 보고 자료들을 찾아보고 보고 자료를 찾기 힘들다면 담당자를 찾아가 의견을 물어보던지 부서의 고수들이나 관련업무 담당자들을 찾아가서 자료를 얻을 수도 있습니다. 자료수집 과정에서 상사, 선배, 동료, 그리고 관련된 분야 전문가와 자주 의논하고 토론하며 협의하는 것은 꼭 필요한 과정입니다.

 

3) 보고서를 작성한다

자료가 수집되었다면 이제는 보고서를 작성하다. 이 과정에서 4단계로 구분할 수 있습니다.

● 개략구성 : 보고서의 목차와 주요 내용을 선정, 보고서 제목, 실태와 문제점, 방향, 결론등 작성하려는 보고서 유형에 맞게 구체적 목차 정하기

● 초안작성 :개략적으로 구성된 보고서에 뼈대에 살을 붙이는 과정. 연관성을 고려해 문장을 쓰고 표를 작성하고 그림을 붙이는 등 보고서의 모습 갖춰가기, 너무 완벽한 보고서를 만들려고 하지 말고 단어 선정, 문장 구성에 너무 얽매이지 말라.

● 수정과 보완 : 초안을 점검하여 수정, 보완해 가는 과정. 작성자의 입장에서 탈피하여 철저히 수요자의 입장이 되어야 한다. “수요자가 요구하거나 궁금하게 생각하는 것을 해소할 수 있게 작성했는가?” “수요자가 동의할 만큼 객관적이고 설득력있게 작성했는가?” “단어나 문장에 불명확한 표현은 없는가?” 이처럼 수요자의 입장에서 보면 새로운 문제가 드러나는 경우가 많다.

● 최종교정 : 수정 보완된 보고서를 마지막으로 한번 더 점검하는 과정. 작성한 보고서가 사소한 실수로 평가절하되면 억울한 일이다. 오탈자 한 두 개, 틀린 데이커 하나가 보고서 전체의 품격과 신뢰성을 떨어뜨린다. 완벽에 완벽을 기하는 자세로 임해야한다. 숫자, 인명이나 지명, 연도 등은 책임감을 갖고 재확인해야 한다.

 

4) 보고하고 후속조취를 취한다.

음식을 고객들에게 선보일 차례입니다. 이제 고객의 반응을 살피는 일이 남아 있습니다.

● 보고 과정 : 별도의 표지를 만들고, 결재받기 위한 기안지나 별도 요약지를 붙이기, 보고서 제목이나 작성일자, 작성자등은 반드시 포함되어야 할 사항등을 기재

● 후속 조치 : 결재권자의 요구가 충족되는 결재가 이루어지면 필요한 후속조치를 취함. 지시사항을 등록하고 추진 계획, 점검 일정에 따라 이행 여부를 확인하는 습관을 들여야 함

 

4. 보고서 전개 방식과 표준서식

이번에는 일반적으로 보고서를 어떻게 써내려가야 할 것인지를 소개하고 표준적인 보고서 서식을 제안하려고 합니다.

 

1) 제목부터 결론까지, 보고서 전개 방식

보고서 수요자들은 항상 바쁜 사람들이므로 짧은 시간에 핵심을 파악할 수 있도록 작성하면서도 내용이 충실하고 구성된 짜임새가 있어야 함.

● 제목 : 20자 이내로 압축해서 표현, 수요자가 제목만 보고도 전체 내용이나 취지등을 알 수 있도록 내용을 최대한 포과래야 함. 제목을 달때는 일련의 보고서가 작성될 것을 염두에 두고 체계적으로 부여하거나, 소제목이나 부제를 다는 것이 좋음

● 개요 : 보고 받는 사람이 전체 보고서의 취지나 핵심 내용을 간단히 파악할 수 있도록 해야 함. 가능한 중요 결론을 포함시켜야 함. 이를 위해서 보고서 작성 목적, 경위 또는 배경들을 간략하게 정리해두는 게 좋다.

● 본문 : 보고하려고 하는 주제와 관련한 실태, 현황, 문제점, 대책 검토등의 내용을 사안별로 짜임새 있게 정리하는 부분, 중복되는 내용이나 단어를 피하고 개요에서 제시한 내용과 일관되는지 살펴본다.

● 결론 : 실천이 가능하고 구체성 있는 제안을 하여 수요자가 실제 활용할 수 있도록 해야 함

 

2) 표준서식을 정하라

보고서 서식을 통일하면 수요자의 편의성이 높아질 뿐 아니라 여러 사람이 공동 작업을 하기도 쉽고 보고서의 분류, 보존도 용이하게 됩니다.

● 머리말과 꼬리말 : 보고서가 길거나 낱장으로 유통될 경우 보고서 표지 없이도 머리말을 보고 내용을 대강 알 수 있습니다.

- 머리말은 ‘날짜, 보고서 목적 또는 제목, 작성부서’ 등의 내용을 중고딕체 14포인트로 적음.

- 보고서 목적은 ‘00회의 안건’ ‘부서 내부 검토 결과’등으로 작성, 목적이 명확하지 않은 경우 보고서의 제목을 그대로 사용할 수 있음

예) (05‘ 8. 11. 수석 보좌관회의 안건, xxxx 비서관실)

● 제목과 취지 : 제목은 문서 맨 위에 ‘제목상자’를 그리고 그 안에 기술.

- 제목 상자의 바탕색은 보고서 유형에 따라 각기 다른 색을 쓰고 테두리는 검정색 0.3mm사용 / 보고서 제목의 색상만 봐도 어떤 종류의 보고서인지 알수 있도록 구분할 수 있도록

- 제목 하단에 ‘취지 상자’를 두어, 보고 취지나 배경을 간략히 기술

 

예)

교육 계획(안) (제목)

 

3.7(화) ~ 8(수) 시행될 기능교육을 위한 내용 구성 및 시간 계획입니다. (제목하단)

● 문자 : 국립국어원 어문 규정에 맞게 한글로 작성하는 것이 원칙. 뜻을 정하기 위해 외국어나 영어등을 쓸 수 있으나 지나치게 많이 사용하는 것 바람직하지 않음

● 숫자나 일시 : 숫자는 아라비아 숫자로 씀. 연도는 서기 연호를 사용,

날짜를 표기할때는 ‘연, 월, 일’의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시

시간표시도 24시 기준으로 시분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분

예) 2004. 8. 15 / 오후 3시 20분 → 15:20

● 글자체와 크기 : 글자체는 일반적으로 휴먼 명조를 사용, 제목이나 중간목차 등은 헤드라인 M을 사용해 강조함.

- 본문 중간에 참고 내용을 넣거나 구체적인 수치를 표시할 때는 중고딕을 써서 본문과 구분.

- 글자크기 : 제목은 22포인트, 본문은 15포인트를 기본으로 함. 필요에 따라 글자를 달리 할 수 있음. 참고 내용은 ‘※‘ 표시를 한 다음에 13포인트를 써서 설명할 것을 권장 함

● 간격과 강조 : 줄 간격은 130 %. 본문에서 핵심단어나 중요한 내용등은 필요할 때 볼드체로 진하게 표시하거나 색상으로 다르게 강조할 수 있음.

● 항목 표시 : 보고서 문단은 번호 항목과 특수 기호를 사용해 구분함. 보고서 내용이 길지 않은 경우는 □○― 등 특수 기호를 사용함 / 긴 보고서의 경우는 번호 항목 구분을 사용하길 권장함

구 분	항목 부호
첫째 항목	I, II, III, IV......
둘째 항목	1,2,3,4,5, ....
셋째 항목	1) 2) 3) 4) 5)
넷째 항목	(1) (2) (3) (4) (5)
다섯째 항목	➀➁➂➃ ....

● 표그리기 : 표안의 글자체는 원칙적으로 휴먼 명조를 사용, 필요에 따라 다른 글자체를 사용할 수 있음. 글자 크기는 14포인트 정도, 셀의 여백은 왼쪽 오른쪽 3포인트 정도 띄어야 보기 좋음.

5. 칭찬받는 보고서 작성법

칭찬받는 보고서는 총 5가지 물음에 만족할 수 있어야 합니다.

하나. 보고 목적에 적합한가?

둘, 보고 내용이 정확한가?

셋, 보고서를 간결하게 정리했는가?

넷, 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가?

다섯, 완결성을 갖췄는가?

여섯, 적절한 시점에 보고했는가?

 

6. 보고서 작성을 위한 팁

● 긴 보고서는 따로 요약하라 : 보고서는 간결하게 핵심 위주로 작성해야 함. 사안에 ek라 자세히 설명이 필요한 경우는 요약보고서를 별도로 작성하고 상세보고서를 첨부하면 된다. 10장짜리라면 2장정도로 요약보고서를 만들면 적당하다. 요약보고서에는 보고 취지와 결론이 가장 중요하다. 무슨 이유로 이 보고를 하는 것이고 결론을 이렇게 내렸으니 수요자가 어떤 방향으로 조치를 취해 주면 좋겠다는 내용이 반드시 들어가야 함

● 본문은 짧게 하고 참고 사항은 첨부로 돌려라 : 핵심만 취하고 나머지는 필요할 때 읽도록 구성된 보고서가 수요자에게 환영을 받는다. 이렇게 하기 위해서는 본문을 ‘요약보고서’처럼 간단명료하게 작성해야 한다. 보충이 필요하거나 내용이 긴 것은 첨부로 돌려라. 다만 전자문서로 보고할 때는 첨부파일로 만들지 말고 본문의 끝에 붙여 한 문서로 처리해야 문서를 여러 번 여는 번거로움을 피할 수 있다.

● 하이퍼링크를 활용하라 : 전자문서에서 본문과 본문 끝의 첨부 자료를 연결할 때 유용하게 사용되는 기능이 바로 하이퍼링크다. 본문에는 참고 자료의 제목을 나열하고 나서 하이퍼링크 기능으로 연결해 놓으면 본문과 참고 자료를 손쉽게 왔다갔다 하며 읽을 수 있다는 장점이 있다. 하이퍼링크를 설정하는 방법은 ‘하이퍼링크’를 바로 이용하는 방법과 ‘책갈피’ 기능을 이용하는 방법이 있다.

● 그래프, 사진, 표등 시각자료를 적절히 활용하라 : 그래프나 사진, 표등을 첨부하면 사실을 전달할 때 좀 더 효과적이고 입체적으로 보여 줄 수 있다

- 그래프 : 복잡한 데이터의 추세를 한 눈에 볼 수 있다

- 지도 : 복합적이고 입체적인 정보를 표시하는 데 편리하다.

- 흐름도 : 사건의 전개 상황이나 정보의 시간적 흐름을 표시하는데 적합하다.

- 사진 : 무엇보다 생생하게 현장을 전달 할 수 있다.

- 표 : 데이터나 의견을 논리적으로 비교하는데 편리하다.

 

1.     목표를 설정한다.

-       보고 주제가 무엇인지 설정한다.

-       수요자가 누구인지 파악

-       언제 보고할 것인지 상황에 맞도록 시간을 감안해서 여유롭게 잡는다.

-       전체 보고서의 틀에 대한 구성, 문체나 분량 보고양식은 서면인지 대면인지 결정한다.

2.     자료 수집 후 분석한다.

-       필요한 자료를 어디서 구할 것인지 생각한다.

-       자료를 이해하고 분석한다.

3.     보고서를 작성한다

-       개략적인 내용을 구성한다. (보고서의 목차와 주요 내용을 선정한다.)

-       초안을 작성 (개략적으로 구성된 보고서에 살을 붙인다. )

-       작성된 초안을 토대로 수정과 보완을 한다.

-       최종 보고서 결과물을 한번 더 점검하여, 오타나 데이터의 신뢰성 등에 대한 검토를 한다.

4.     보고와 사후조치를 취한다.

-       보고서 작성 후 처리 방법을 정리한다.

-       결재 후 후속조치를 취한다. (결재시 필요한 정보 기입 후 후속조치 예정사항을 기입한다.)

 

출처 : 다니엘처럼

글쓴이 : jojo 원글보기

메모 :

#대통령보고서