공문서 작성법

공문서 작성 방법에 대하여 --- 2007.12.07

1. 공문서의 용지 규정

 (1) 용지 크기 : 특별한 사유가 없는 한, A4(가로 210mm × 세로 297mm) 용지로 한다.

                 A4 용지는 1종 용지이다

 (2) 용지 여백

   - 위쪽(30mm), 아래쪽(15mm), 왼쪽(20mm), 오른쪽(15mm)로 한다. 다만, 문서의 편철이나 용도에 따라  각 여백을 달리할 수 있다.

   - 이렇게 여백이 제각각인 것은 편철을 위해서이다. 편철은 대개 위쪽이나 왼쪽에 하므로 위쪽과  왼쪽의 여백을 다른 쪽에 비해서 상대적으로 넓게 한 것이다.

 (3) 용지 색깔 :  특별한 사유가 없는 한, 흰 색 용지로 한다

 (4) 글자 색깔 : 검은 색 또는 푸른 색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의 환기 등 특별한  표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

 

2. 공문서의 표기 방법

 (1) 글자 표기

 

한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위해 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

 

 (2) 숫자 표기

 

특별한 경우를 제외하고는, 아라비아 숫자로 한다.

 

(3) 금액 표기

        아라비아 숫자로 하되, 변조를 방지하기 위하여 괄호 안에 한글로 기재한다

 

금 4,567,000원(금사백오십육만칠천원)

 (4) 날짜 표기

        숫자로 하되, 년월일의 글자 대신에 온점(.)을 찍어 표시한다.

 

2001. 3. 5.

 (5) 시간 표기

 

24시각제에 따라 숫자로 하되, 시분의 글자 대신에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 15:30

 

3. 공문서의 항목 구분

 

     문서의 내용을 2 이상의 항목으로 구분할 경우에는 아래 구분에 따라 항목을 표시해야 한다.

 

구 분	표기	예
첫째 항목	1. 2. 3. …	1. 주요 메뉴
둘째 항목	가. 나. 다. …	가. 워드촌 학습실
셋째 항목	(1) (2) (3) …	(1) 워드프로세서의 기능 및 용어
넷째 항목	(가) (나) (다) …	(가) 공문서의 처리
다섯째 항목	1) 2) 3) …	1) 공문서의 작성
여섯째 항목	가) 나) 다) …	가) 공문서의 항목 구분
일곱째 항목	① ② ③ …	① 항목 사용 순서
여덟째 항목	㉮ ㉯ ㉰ …	㉮ 여덟째 항목

 

4. 공문서의 "끝" 표시

 

공문서는 본문의 내용이 끝나면 반드시 "끝" 표시를 해야 한다. "끝" 표시 다음에는 온점(.)을 찍는다.

 (1) 첨부물이 없이 본문이 끝난 경우

본문이 끝나는 지점에서 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다. 한글 한 자는 2칸을 차지하므로, 한 자를 띄우라는 것은 2칸 즉 스페이스바를 2번 누르라는 소리이다. 예) 방문해 주시기 바랍니다. 끝.

 (2) 첨부물이 있는 경우

첨부의 표시문 끝에 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다. 예) 방문해 주시기 바랍니다. 따로붙임  1. 현장연수 자료 1부                2. 현장연수 참가자 명단 1부. 끝.

 (3) 본문 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝난 경우

다음 줄의 왼쪽 기준선에서 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다. 예) ................................................................방문해 주시기 바랍니다.   끝. 예) 방문해 주시기 바랍니다. 따로붙임  실업계 고등학교 현직 교사들의 산업체 직무현장연수 자료 1부.  끝.

 (4) 본문 내용이 표로 끝나며, 표 안의 기재사항이 마지막 칸이 모두 차 있는 경우

        표 밖의 다음 줄 왼쪽 기준선으로부터 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다.

 

구분	1급	2급	3급
2005년	2명	15명	118명
2006년	10명	85명	376명
2007년	38명	219명	551명

   끝.

 (5) 본문 내용이 표로 끝나며, 표 안의 기재사항이 중간에 비어있고 마지막 칸은 차 있는 경우

      빈 칸에는 하이픈(-)을 표기하고, 표 밖의 다음 줄 왼쪽 기준선으로부터 한 자를 띄운 후, "끝" 표시를 한다.

 

구분	1급	2급	3급
2005년	-	15명	118명
2006년	-	85명	376명
2007년	-	-	551명

   끝.

 (6) 본문 내용이 표로 끝나며, 표 안의 기재사항이 중간에서 끝났을 경우

        기재사항의 마지막 글자 다음 칸에 "이하빈칸"이라고 표시하고, "끝" 표시는 하지 않는다.

구분	1급	2급	3급
2005년	-	15명	118명
2006년	-	85명	376명
2007년	이하빈칸

 

 (7) 일괄기안의 경우

 

하나의 문서에 하나의 기안만 하는 것이 원칙이다. 다만, 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 문서로서 동일한 기안용지에 일괄하여 기안하는 것이 필요하다고 인정되는 때에는 제1안, 제2안 등으로 구분하여 동일한 기안용지에 기안할 수 있다. 이를 일괄기안이라 하며, 각 안마다 "끝" 표시를 해야 한다.

 

5. 공문서의 면 표시

 (1) 문서의 면 표시

	2장 이상으로 이루어진 문서 중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 "당해 문건의 전체 면수-해당 면수"의 형식으로 면 표시를 한다. 예) 문건의 전체 면 수가 3면이라고 할 때, 첫째 면은 3-1, 둘째 면은 3-2, 셋째 면은 3-3으로 면 표시를 한다.
	문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에 하며, 위에서 아래의 순으로 부여한다.
	양면에 기재된 문서는 양면에 모두 순서대로 면수를 부여한다.

 (2) 문서철(기록물철)의 면 표시

-	문서들을 모아 편철을 한 것을 문서철(기록물철)이라 하며, 100매 이내로 편철함을 원칙으로 한다.
-	문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외하고 편철 순서대로 위로부터 아래로 우측 하단에 표시한다. 예) 첫째 문건의 면 수가 3면, 둘째 문건의 면 수가 2면이라고 할 때,   첫째 문건의 첫째 면(3-1)은 1,   둘째 면(3-2)은 2,   셋째 면(3-3)은 3,   둘째 문건의 첫째 면(2-1)은 4,   둘째 면(2-2)은 5로 면 표시를 한다.
	동일 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철시 2권 이하의 문서철의 면 표시는 전권의 마지막 쪽수 다음부터 시작한다. 예) 첫번째 문서철의 면 표시가 "103"에서 끝났다면,   두 번째 문서철의 면 표시는 "104"로 시작한다.
	문서철의 면 표시는 최초에 연필로 했다가 기록물 정리가 끝나면 잉크 등으로 표시한다.

6. 공문서의 수정

공문서를 정정(삭제 또는 수정)할 때는 원안의 글자를 알 수 있도록 해야 한다. 즉, 원래의 잘못된 내용이 무엇인가 알 수 있도록 해야 한다는 뜻이다. 따라서 화이트를 칠 한다든지, 칼로 긁어낸다든지 하면 안된다.

 (1) 문서의 일부분을 정정하는 경우

	원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인한다.
	서명 : 자필로 자기의 성명을 한글로 표시하는 것
	날인 : 도장을 찍는 것

 (2) 문서의 중요한 내용을 정정하는 경우

원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인한다. 그리고 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인한다.

 (3) 시행문을 정정한 경우

	원안의 글자를 알 수 있도록 삭제 또는 수정하는 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고, 삭제 또는 수정한 자가 그 곳에 서명 또는 날인한다. 그리고 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 관인을 찍어야 한다. 시행문은 외부로 나가는 중요한 문서이다. 따라서 이를 정정한 경우, 관인을 찍도록 되어 있다.
	관인 : 행정기관을 대표하는 도장을 말하는데, 청인과 직인이 있다. 청인이란 행정기관의 인영을 말하고, 직인이란 행정기관의 장의 인영을 말한다. 보통 사각형 모양으로 되어 있다.

 (4) 전자문서를 정정한 경우

수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행한다. 수정 전의 문서는 처리과의 장이 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존한다.

7. 공문서의 간인

간인은 중요한 문서의 경우, 문서의 변조를 방지하기 위해 문서의 앞장 뒷면과 뒷장 앞면에 걸쳐 찍는 도장 또는 그 행위를 말한다. 앞장과 뒷장을 반씩 겹쳐서 도장을 찍으므로 도장의 반은 앞장의 뒷면에 도장의 반은 뒷장의 앞면에 찍히게 된다. 일반 사회에서도 부동산 계약서 등에서 간인을 찍는다.